Guía de acción para copropiedades: qué hacer ante un hallazgo

Antes de formular cualquier señalamiento conviene delimitar el hecho: qué se observó, en qué periodo, sobre qué bienes o recursos y con qué soporte. Un hallazgo bien descrito evita conflictos personales y permite verificarlo objetivamente.

Registre la observación por escrito y solicite formalmente a la administración los documentos que la sustentan o la desvirtúan, dejando constancia de la fecha de la solicitud.

Revise el reglamento de propiedad horizontal vigente, los estados financieros del último ejercicio, el presupuesto aprobado y su ejecución, los extractos bancarios, el movimiento del fondo de imprevistos, los contratos con proveedores y el libro de actas.

Compare siempre la cifra con su soporte. La mayoría de las diferencias se explican por registros sin comprobante, gastos no presupuestados o pagos sin autorización del órgano competente.

Lleve el asunto al orden del día con un documento breve: hecho, soporte, norma o cláusula aplicable y decisión que se somete a consideración. Verifique convocatoria, quórum y mayorías exigidas para el tipo de decisión.

Toda decisión debe quedar registrada en el acta con votación y responsables, de modo que su cumplimiento pueda verificarse en la siguiente asamblea.

Cuando el hallazgo compromete recursos comunes de manera significativa, cuando la información contable no permite reconstruir las operaciones, cuando existen contratos u obligaciones laborales sin soporte adecuado, o cuando el conflicto entre órganos impide una decisión objetiva.

En esos casos una revisión externa e independiente permite dimensionar el riesgo, documentar los hechos con criterio técnico y proponer correctivos verificables.